تعد المستندات والملفات جزءًا أساسيًا من عملك.
سواء كنت تدير مؤسسة كبيرة أو شركة صغيرة أو حتى تعمل من المنزل ، فمن المحتمل أنك تقوم بإنشاء الكثير من المستندات. بمجرد إنشاء هذه المستندات ، تحتاج إلى الاحتفاظ بها آمنة ومنظمة لضمان سهولة الوصول إليها من قبل فريقك وعملائك.
لتبسيط الأمور ، يمكنك استخدام برنامج إدارة المستندات.
تتزايد الحاجة إلى هذه الأدوات ، ومن المرجح أن يصل سوق برمجيات إدارة المستندات العالمية إلى 11.06 مليار دولار بحلول عام 2028.
تزداد شعبية هذه الأدوات ، ولسبب وجيه.
إنها تساعدك على الحفاظ على الملفات منظمة وآمنة لضمان التعاون السلس بين جميع أصحاب المصلحة. كما أنها تجعل من السهل تحميل الملفات أو تنزيلها أو الوصول إليها ببساطة من أي نظام أساسي أو جهاز أو مستعرض ويب.
لمساعدتك في اتخاذ القرار الصحيح ، قمت بتصنيف ومراجعة أفضل برامج إدارة المستندات. تستند هذه المراجعات إلى ميزاتها الرئيسية ، وسهولة الاستخدام ، والتكامل ، ودورة حياة المستندات ، وتنسيقات الملفات ، وأتمتة سير العمل ، وخطط التسعير ، والمزيد.
لنبدأ.
ما هو أفضل برنامج لإدارة الوثائق؟
فيما يلي أفضل اختياراتي لأفضل برامج إدارة المستندات لاستخدامها هذا العام.
1. دروب بوكس.
يعد Dropbox أحد أشهر أنظمة إدارة المستندات الشاملة المتوفرة. يسمح بإدارة الأصول الرقمية لكل من المستندات التقليدية ومتعددة الوسائط. كما يسمح لك بتحرير المستندات وستظهر التغييرات للمستخدمين الآخرين في الوقت الفعلي.
مع الميزات الجديدة مثل التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) لتحويل الصور إلى نص وأطنان من تكامل تطبيقات الطرف الثالث ، لا يمكنك أن تخطئ في Dropbox.
الخصائص الرئيسية:
- أداة نقل الحساب – تتيح لك نقل الملفات بأمان بين عدة مستخدمين في حالة إعادة التنظيم أو تغيير المسؤوليات.
- عرض Dropbox – اعرض كل عملك على الصفحات المُدارة بشكل احترافي وتتبع المستخدمين الذين يتفاعلون مع ملفاتك.
- تكامل تطبيقات الطرف الثالث: يوفر Dropbox تكاملاً قويًا مع أكثر من 3،000،000 تطبيق متصل.
- الدعم المباشر – يقدم دعمهم المباشر خدمة قوية عبر البريد الإلكتروني والدردشة والمكالمات الهاتفية.
الايجابيات:
- يوفر ميزة “المسح عن بُعد” لمحو ملفاتك على الفور من الأجهزة المسروقة والحسابات المخترقة للحفاظ على أمان البيانات
- يسمح لك بمراقبة نشاط فريقك من خلال لوحة الإدارة
- يوفر وصولاً مؤقتًا من خلال الروابط منتهية الصلاحية ويعطل تنزيلات الارتباط.
- يساعدك على استعادة الملفات المحذوفة عن طريق استعادة الإصدار السابق من الملف
- يتزامن بين الأجهزة والأنظمة الأساسية
- يأتي مزودًا بميزة تسمى “مدير مجلدات الفريق” لمساعدتك في التحكم في مجلدات الفريق وإبرازها
- يقدم مجموعة من خطط التخزين المرنة
سلبيات:
- نسخة الهاتف المحمول ليست سهلة الاستخدام مثل إصدار سطح المكتب
- يمكن أن تكون عمليات التحميل بطيئة
الأسعار:
تكلف خططهم القياسية والمتقدمة 12.50 دولارًا و 20 دولارًا شهريًا ، على التوالي. تسعير خطة Enterprise الخاصة بك متاح عند الطلب.
2. Zoho Docs.
Zoho Docs هو برنامج شائع آخر لإدارة المستندات في هذه القائمة. يسمح لك بتخزين وإدارة جميع ملفاتك في السحابة بأمان. كما يوفر أدوات تعاون قوية ، بما في ذلك مشاركة المجموعة والمزامنة ثنائية الاتجاه ، لمساعدتك على العمل مع العملاء والموظفين عن بُعد بكفاءة.
الخصائص الرئيسية:
- تخزين المستندات – يسمح للمستخدمين بتخزين الملفات الكبيرة بسهولة ، بما في ذلك مقاطع الفيديو والمجلدات وحتى قواعد البيانات بأكملها.
- البريد الإلكتروني – أرسل المستندات على الفور من بريدك الإلكتروني أو الماسح الضوئي إلى حساب السحابة دون تسجيل الدخول.
- منظمة نظيفة – يمكنك إنشاء مجلدات ومجلدات فرعية بسهولة لتصنيف الملفات النظيف استنادًا إلى المشروع والدور وأنواع الملفات.
- مزامنة ثنائية الاتجاه: يمكنك العمل عبر الإنترنت أو دون اتصال بالإنترنت على سطح المكتب ؛ يتم تحديث الملفات تلقائيًا بمجرد عودة الاتصال بالإنترنت.
الايجابيات:
- يسمح لك بنقل عدد كبير من المجلدات دون العبث بالطلب
- قم بإنشاء نسخ احتياطية تلقائية للملفات لتجنب فقدان البيانات
- يسمح لك بتحميل الملفات بكميات كبيرة
- يسمح لك بإنشاء مجموعة لمشاركة الملفات مع عدة مستخدمين في نفس الوقت
- توفير دردشة داخل التطبيق للتعاون مع أعضاء الفريق المختلفين.
- تعيين التذكيرات والمهام لإدارة وتفويض العمل بين الفرق.
- احفظ ملفاتك على خوادم مختلفة في مواقع متعددة
- يوفر أمانًا صارمًا عن طريق تشفير الملفات عبر مفتاح 2048 بت المستند إلى RSA والذي تم إنشاؤه من خلال Perfect Forward Secrecy (PFS)
- يقدم ميزة مسار التدقيق لتتبع التعديلات التي قام بها المستخدمون الآخرون
- يسمح لك بتخصيصه وفقًا لمتطلبات علامتك التجارية.
- يقدم نسخة مجانية لما يصل إلى 5 مستخدمين
سلبيات:
- واجهة المستخدم تبدو أساسية ومؤرخة
- وقت تحميل التطبيق بطيء.
الأسعار:
تبدأ خططهم المدفوعة من 5 دولارات شهريًا وما فوق. يمكنك أيضًا الحصول على نسخة تجريبية مجانية لمدة 15 يومًا.
3. eFileC Cabinet.
يعد eFileC Cabinet نظامًا قويًا آخر لإدارة المستندات (DMS) يساعدك على مسح الملفات الرقمية وإنشاءها على الفور. كما يسمح لك بإرسال ملف واحد بتنسيقات متعددة مع روابط محمية بكلمة مرور وتصنيف الملفات وتحديد موقعها بسهولة.
الخصائص الرئيسية:
- بحث قوي: يسمح بالبحث عن نص كامل للعثور على أي ملف موجود في أي مجلد. يقوم تلقائيًا بتنظيم جميع المستندات والتعرف عليها وتسميتها وتخزينها باستخدام المعلومات الموجودة في الملفات.
- إدارة سير العمل – قم بمراجعة لقطة سير عمل المستند بسهولة. كما يسمح لك بإلقاء نظرة على مراحل معينة من سير العمل.
- القوالب المضمنة – استفد من القوالب الخاصة بهيكل المجلد الذي تريد الاحتفاظ به في جميع أنحاء النظام. يمكنك أيضًا إنشاء مستندات بأسماء محددة مسبقًا.
- طلبات الملفات – اسمح للعملاء والموظفين البعيدين بتحميل الملفات إلى النظام عن بُعد من خلال وصول الضيف من خلال الاستفادة من ميزة طلب الملفات.
الايجابيات:
- يسمح لك بتعيين إدارة مجلدات الملفات الفردية والخزائن والأدراج
- يمكنك إرسال طلب توقيع إلكتروني لأي شخص لأي مستند
- يسمح لك بالحفاظ على مسار تدقيق منفصل للمستندات الموقعة لضمان الامتثال والأمان.
- يوفر تطبيق سطح مكتب سهل الاستخدام.
- استيراد رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات في مجلد محدد مسبقًا
- يقدم الدعم الفني سريع الاستجابة
- يأتي مزودًا بتطبيقات Android و iOS للهاتف المحمول
- يسمح لك بتحميل المستندات مباشرة من الكاميرا
- استفد من المصادقة ذات العاملين والإذن المستند إلى الدور لتحسين الأمان
- تشفير التخزين ومشاركة الملفات من طرف إلى طرف
- يوفر التكامل مع تطبيقات الجهات الخارجية ، بما في ذلك Salesforce و Microsoft Office
سلبيات:
- يمكن أن يكون أسهل في الاستخدام
الأسعار:
تبدأ خطط الاشتراك الخاصة بهم بسعر 15 دولارًا شهريًا وتصل إلى 199 دولارًا في الشهر. يمكنك أيضًا الحصول على عرض تجريبي مجاني.
4. درج رقمي.
يُعد Digital Drawer خيارًا مفضلًا للشركات متوسطة الحجم في مجالات البيع بالتجزئة والتصنيع والتعليم ، من بين أمور أخرى. إنه قادر على مسح المستندات ضوئيًا وتخزينها على الفور ويوفر تخزين المستندات في الموقع لطبقة إضافية من الأمان.
الخصائص الرئيسية:
- تنظيم المستندات – يمكنك تنظيم جميع مستنداتك بسهولة في موقع مركزي واحد باستخدام بنية ملف / مجلد مألوفة تستند إلى Windows. كما يسمح لك بتخزين الملفات في خزانات متعددة لسهولة الفصل.
- مرن – يمكنك دمج المستندات بسهولة أو إضافة صفحات إلى المستندات الموجودة. يمكنك أيضًا إعادة تسمية المستندات بفهارس مختلفة.
- استيراد سهل – استفد من ميزة السحب والإفلات والنسخ واللصق والمسح الضوئي أو الاستيراد لاستيراد الملفات بسهولة مباشرة إلى محرك الأقراص.
- الأمان: يوفر أمانًا قويًا لجميع المستندات من خلال تشفير AES-128 بت. يمكنك أيضًا الاستفادة من مسار التدقيق لتتبع التغييرات التي تم إجراؤها على أي مستند.
الايجابيات:
- تخصيص خزائن الملفات على الفور لمتطلبات العمل المحددة
- استفد من التحكم في الإصدار للوصول إلى الإصدارات القديمة من نفس الملف
- باستخدام البحث عن الكلمات الرئيسية والنصوص ، يمكنك بسهولة العثور على الملفات المخزنة في أي مجلد على محرك الأقراص
- يسمح لك بطباعة المستندات مباشرة من الوحدة
- التقاط واستيراد مستندات متعددة في نفس الوقت
- مزامنة التغييرات التي تم إجراؤها على الملفات من أي جهاز.
- تعاون بسهولة مع مختلف أصحاب المصلحة من خلال مراجعة التغييرات التي تم إجراؤها على الملف في الوقت الفعلي
- عرض نسخة تجريبية مجانية
سلبيات:
- يقدم ميزات محدودة
- غير مناسب للمؤسسات الكبيرة
الأسعار:
يمكنك شراء ترخيص مستخدم واحد للبرنامج بتكلفة لمرة واحدة تبلغ 1200 دولار أو يمكنك اختيار خطة اشتراكهم البالغة 500 دولار في السنة.
5. FileHold.
FileHold هو حل لإدارة مستندات الأعمال (DMS) ميسور التكلفة وسهل التثبيت. يمكنك مسح المستندات ضوئيًا وتخزينها وفهرستها بسهولة من خلال البرنامج. لضمان الأمان المطلق ، يمكنك أيضًا تثبيت البرنامج على خادمك المحلي.
الخصائص الرئيسية:
- النماذج الإلكترونية – استخرج معلومات البيانات الوصفية بسهولة من النماذج الإلكترونية من خلال الاستفادة من أدوات Microsoft Word القياسية الموجودة في نماذج Office أو PDF.
- البريد السريع: هذه طريقة آمنة لإرسال المستندات التي ترسل أيضًا إثبات التسليم. كما يقوم أيضًا بإعلام المستلمين عبر رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على رابط إلى المستند.
- إدارة الملفات – تتيح لك أن تكون أكثر كفاءة من خلال التمييز بين مهامك اليومية وجعل إدارة الملفات عملية فعالة.
- المسح الضوئي والتصوير – لا تستخدم الأوراق عن طريق المسح الضوئي والتصوير مباشرة من المستندات لإرسالها إلى مستخدمين مختلفين حول العالم.
الايجابيات:
- يقدم الدعم لمتصفحات متعددة
- يأتي مزودًا ببرنامج هاتف ذكي قادر على إدارة جميع المستندات بسهولة
- يأتي مزودًا ببحث متقدم يشبه Google يستفيد من البيانات الوصفية للمستند لمساعدتك في العثور على النتائج ذات الصلة.
- يمكنك دمجها بكفاءة مع Microsoft Office للسماح بالوصول المباشر إلى أدوات مثل Outlook و Word و PowerPoint و Excel و Visio
- يمكنك إدارة كل من المستندات الأحدث والأرشيفية بسهولة من خلال سياسات الاحتفاظ والحذف المتقدمة
- استفد من إمكانية الإيداع / السحب لتجنب الكتابة فوق أثناء العمل على مستند معين
- إنشاء مجلدات افتراضية لتجميع الملفات اللانهائية
- يتيح لك العمل على المستندات في وضع عدم الاتصال ، وسيتم حفظ جميع التغييرات بمجرد عودتك إلى وضع الاتصال.
- يقدم إدارة محتوى المؤسسة (ECM) والأرشيف
سلبيات:
- إذا كنت مبتدئًا ، فقد تجد صعوبة في فهم وظائفه.
- واجهة المستخدم ليست سهلة الاستخدام.
6. محدد موقع الوثيقة.
يوفر Document Locator تكاملاً فعالاً مع Windows واستضافة سحابية فعالة لإدارة الملفات بشكل ملائم. تتضمن بعض ميزاته الأكثر إثارة للإعجاب التحكم في الإصدار والمسح الضوئي بدون ورق والتحكم في المستندات وإدارة البريد الإلكتروني والمزيد.
الخصائص الرئيسية:
- المسح الضوئي – يتيح لك محدد موقع المستندات تحويل المستندات الورقية بسهولة إلى ملفات قابلة للبحث بالكامل. يمكنك أيضًا إجراء التقاط المستند وفهم الحقائق المهمة حول المستند كبيانات أولية للملف.
- مهام سير العمل المؤتمتة – تقدم مجموعة متنوعة من ميزات سير العمل ، بما في ذلك المهلات ، والعمليات المستندة إلى الأدوار ، ونقاط فحص الجودة ، وقوالب الإشعارات القابلة للتخصيص ، من بين أمور أخرى.
- خيارات البحث: يمكنك البحث عن الملفات من خلال إمكانيات متعددة ، بما في ذلك البحث السريع أو البحث المتقدم أو البحث المتقدم أو البحث في قائمة التوزيع الخاصة بي.
- الموافقة على المستندات – احصل بسهولة على الموافقة الإلكترونية للوثيقة لضمان الشفافية والامتثال. كما أنها تدعم خطوات اعتماد فردية وخطوات اعتماد متعددة معقدة.
الايجابيات:
- يسمح لك بالتقاط البيانات الأولية للملفات الممسوحة ضوئيًا للمناطق والأغلفة والرموز الشريطية أو تحديدها بشكل فردي على الشاشة باستخدام المعاينة في Document Pro
- يقدم دعم المتصفح والجهاز والنظام الأساسي.
- تحسين مرونة العملية من خلال خيارات التفويض.
- يمكنك أتمتة العمليات التي تتمحور حول المستندات لتجنب التكرار وتحسين كفاءة التشغيل.
- مراجعة عينة سير عمل محددة لمراقبة الجودة بشكل أفضل
- يسمح لك بتعقب حالة مراجعة المستند وخطوات الموافقة.
- تعمل التنبيهات والإخطارات التلقائية على تبسيط عملية الموافقة على المستندات
سلبيات:
- واجهة المستخدم قذرة بعض الشيء.
- يقدم التدريب الذي يتم تقديمه بضع مرات فقط في السنة
الأسعار:
تتراوح أسعار ترخيصهم من 250 دولارًا إلى 400 دولار.
7. HighTail.
يتيح HighTail إدارة مستندات أكثر سهولة وسلاسة في الاستخدام. بالإضافة إلى أنه يمكّن المحترفين المبدعين من مشاركة الملفات الكبيرة بسهولة ، بما في ذلك ملفات الفيديو والفن والتصميم والتصوير والعروض التقديمية وغيرها.
الخصائص الرئيسية:
- معاينة عالية الدقة: يمكنك معاينة الملفات الكبيرة أو دفقها دون تنزيلها.
- محادثة في الوقت الفعلي: يمكن للأفراد أو الفرق تلقي رسائل البريد الإلكتروني وتحديثات المشروع والتعليقات في الوقت الفعلي.
- التعليقات التوضيحية الحرة – تتيح لك مراجعة ملفاتك عن طريق رسم مربع يدوي أو سهم أو خط أو شكل لتمييز ملفات الوسائط الخاصة بك.
- مقارنة الإصدارات: يمكنك الاستفادة من مقارنة الإصدارات المتوازية للملفات الموجودة على نفس الشاشة لتقييم التغييرات بسهولة وتقديم الملاحظات.
الايجابيات:
- يتيح للمستخدمين تقديم ملاحظات أوضح من خلال تعليق مباشر على الملف ، مما يؤدي إلى نتائج أقل ومنتج نهائي أفضل.
- يبسط ويعزز العملية الإبداعية لتقليل الوقت اللازم للتسويق
- لا يحتاج المستلمون إلى حساب للتحكم في الوصول لعرض الملفات المشتركة
- يأتي مزودًا بتشفير AES 256 بت ، إلى جانب عروض أمان على مستوى المؤسسات لتوفير أمان مشدد عبر النظام بأكمله.
- يوفر وظيفة “تتبع الشحنات” لمعرفة متى يتم تسليم الملفات وتنزيلها
- عرض ملفات متعددة في وقت واحد من خلال المجلدات المرئية
- يقدم نسخة مجانية للأفراد.
سلبيات:
- تنتهي صلاحية الروابط المشتركة بسرعة كبيرة
- وظيفة البحث ليست سهلة الاستخدام.
الأسعار:
تبدأ خططهم المميزة من 12 دولارًا شهريًا وتصل إلى 36 دولارًا في الشهر.
8. Evernote Business.
تعد Evernote Business بلا شك واحدة من أكثر أدوات إدارة الملفات شيوعًا. يساعدك على إنشاء ومشاركة الملاحظات والملفات بسهولة لإنشاء مكان عمل أكثر ذكاءً وإنتاجية. تركز جميع ميزاته بشكل أساسي على تحسين إنتاجية الأعمال.
الخصائص الرئيسية:
- تحسين الإنتاجية – يمكن للفرق جمع الأفكار وتصنيفها ومشاركتها بكفاءة لتحسين الإنتاجية.
- Web Clipper – قم بتخزين لقطات شاشة لموقع الويب على الفور في حسابك على EverNote. يمكنك بسهولة حفظ جميع المعلومات المفيدة عبر الإنترنت والعثور عليها مقطوعة عند الحاجة إليها.
- القوالب المضمنة: يمكنك الاستفادة من القوالب المضمنة في Evernote لتوفير الوقت والجهد مع تلبية احتياجات معينة. القوالب سهلة التثبيت قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة ويمكنك حتى استخدامها إلى ما لا نهاية.
- تكامل واسع النطاق: يوفر تكاملاً شاملاً مع تطبيقات الجهات الخارجية مثل Gmail و Outlook و Salesforce و Google Drive و Slack وغيرها.
الايجابيات:
- قص لقطات الشاشة لالتقاط المعلومات التي تحتاجها
- يقدم اختصارات لوحة مفاتيح متعددة لتحسين كفاءتك
- يسمح لك بتحرير الملفات والحسابات في الوقت الحقيقي
- كما يسمح لك بالبحث عن الملاحظات المكتوبة بخط اليد وصور السبورة والصور الممسوحة ضوئيًا.
- وهي قادرة على تحديد 11 لغة مكتوبة بخط اليد و 28 لغة مكتوبة على الآلة الكاتبة.
- يدعم Evernote for Business أيضًا Penultimate لأجهزة iPad
- يسمح لك بمسح المستندات الورقية ضوئيًا والاحتفاظ بها كملفات آمنة
سلبيات:
- تنظيم المقالات لا يخلو من الأخطاء
- مزامنة الملفات الأكبر تكون بطيئة بعض الشيء
الأسعار:
تبدأ الخطط المدفوعة من 14.99 دولارًا شهريًا لكل مستخدم.
9. Smartsheet.
Smartsheet هو خيار عمل لإدارة المشاريع بشكل سلس ومشاركة الملفات والتعاون. تتمثل إحدى ميزاته الرئيسية في أنه يوفر تكاملاً شاملاً مع تطبيقات الجهات الخارجية ، بما في ذلك تطبيقات Google و Box و Salesforce و Dropbox و Zapier والمزيد.
الخصائص الرئيسية:
- القوالب المعدة مسبقًا – توفر قوالب معدة مسبقًا لمساعدتك في تحديد مهام سير العمل والعمليات التجارية بطريقة أسهل بكثير.
- التعاون في المحتوى – يمكنك بسهولة مراقبة تقدم الإنتاج من جدول البيانات الخاص بك ، وتعيين المهام ، والاستفادة من التذكيرات التلقائية ، والسماح للمستخدمين الآخرين بمراجعة المحتوى ، وتقديم ملاحظات مفصلة عبر التعليقات التوضيحية المثبتة.
- الأمان العالي: تستفيد Smartsheets من تكرار البيانات متعدد المواقع واستضافة Equinix ومنشآت AWS لضمان أمان مستنداتك.
- الأتمتة: يمكنك أتمتة العمليات المتكررة عن طريق طلب الموافقات أو إرسال التنبيهات والتحديثات.
الايجابيات:
- يتيح لك الجمع بين المسارات الشرطية والإجراءات المتعددة لأتمتة عمليات سير العمل الخاصة بك بسهولة
- يتيح التعاون الفعال عن طريق تحديث البيانات في الوقت الفعلي في تطبيقات مختلفة.
- استبدل البيانات أو ادمجها بسهولة من جداول بيانات Excel وملفات CSV وجداول بيانات Google في Smartsheet
- يوفر واجهة مستخدم سهلة الاستخدام تعمل بالسحب والإفلات لتخصيص لوحة القيادة الخاصة بك
- يوفر الوصول في الوقت الفعلي على هاتفك الذكي من خلال تطبيقات iOS و Android
- يسمح لمستخدمي الجهات الخارجية بمراجعة الملفات والمستندات
سلبيات:
- عليك أن تبذل الكثير من الجهد لتعلم قائمة الميزات الطويلة.
الأسعار:
يبدأ السعر القياسي من 14 دولارًا أمريكيًا في الشهر. بالنسبة لخطط الأعمال ذات الميزات الأكثر تقدمًا ، يجب عليك الاتصال بالبائع.
10. Onehub.
Onehub هو برنامج إدارة مستندات قوي آخر في هذه القائمة. يوفر سهولة تحميل الملفات من خلال وظيفة السحب والإفلات. بالإضافة إلى ذلك ، يسمح للمستخدمين بالتحكم في الإصدارات وتنظيم الملفات في مجلدات فرعية والمشاركة بأمان.
الخصائص الرئيسية:
- تحميل الملفات بسهولة – قم بتحميل الملفات فورًا باستخدام السحب والإفلات. كما أنه يتيح التحكم التلقائي في إصدار الملف والتنظيم المستند إلى المجلد وبوابة FTP الآمنة لعمليات التحميل المجمعة.
- التخصيص – يمكنك تخصيص صفحات التطبيق والشعار وسمات الألوان بسهولة بناءً على احتياجات علامتك التجارية. يمكنك أيضًا إضافة مجال مخصص وتسمية أولية إلى حسابك.
- ميزات الأمان – استفد من مجموعة من ميزات الأمان ، بما في ذلك الأذونات المستندة إلى الأدوار ، ومهلة الجلسة ، ومسارات التدقيق ، والمصادقة الثنائية للمساعدة في الحفاظ على أمان بياناتك.
- معاينة – معاينة الملفات والمستندات بسهولة دون تنزيلها على متصفح أو جهاز محمول.
الايجابيات:
- يسمح لك بالاتصال بالمساهم للموافقة على ملفاته أو مراجعتها
- يوفر تكاملاً سلسًا مع Google Drive و OneDrive
- يسمح لك بإرسال رسائل للتواصل مع جميع أعضاء الفريق.
- تتبع النشاط لمعرفة من ينشر ماذا ومتى
- أضف التعليقات إلى المجلدات لمشاركة التعليقات بسهولة
- استفد من مسارات التدقيق لإلغاء الوصول فورًا عندما ترى شيئًا مريبًا
- تطبيق سياسة كلمة المرور المعقدة بسهولة
سلبيات:
- واجهة المستخدم تبدو قديمة بعض الشيء
- لا يمكنك إنشاء مجموعات فرعية من المستخدمين
الأسعار:
تبدأ خططهم المدفوعة بـ 12.50 دولارًا شهريًا وتصل إلى 500 دولار شهريًا.
11. InfoRouter.
يعد InfoRouter أداة أخرى لإدارة المستندات يمكنها مساعدتك في إدارة جميع مستنداتك بسهولة. ومع ذلك ، يجب عليك تثبيته من خلال جانب الخادم مع عدم وجود مكونات من جانب العميل. والخبر السار هو أنه قابل للتطوير بدرجة كبيرة ويمكنه الاستفادة مما يصل إلى 100 خادم لمشاركة عبء العمل.
الخصائص الرئيسية:
- إدارة السجلات – إدارة السجلات المهمة للأعمال بشكل آمن عن طريق إرسال المستندات إلى مهام سير عمل محددة مسبقًا وتتبع حالتها في الوقت الفعلي.
- التقارير – احصل على تقرير موحد بالأحداث التي تحدث بشكل يومي.
- متعدد اللغات – يقدم دعمًا متعدد اللغات يمكنك الاستفادة منه لتلقي إشعارات البريد الإلكتروني.
- Hot Folders – تقوم تلقائيًا باستيراد بيانات المجلد المراقبة إلى مجلدات infoRouter المحددة مسبقًا.
الايجابيات:
- يسمح لك بتحويل الصور إلى ملفات PDF
- يمكنك إنشاء عدد غير محدود من المجلدات.
- يسمح بإنشاء مجلدات جذر متعددة.
- يدعم HTTPS و SSL
- يسمح لك بتخصيص قوالب البريد الإلكتروني والنص
- يدعم تاريخ التصنيف والوثائق المصنفة
سلبيات:
- تحميل الملفات الكبيرة بطيء بعض الشيء
- واجهة المستخدم معقدة
الأسعار:
سعره متاح عند الطلب.
الأدوات الأخرى التي لم تتم مراجعتها بعد لهذه القائمة تشمل Docuware و M-Files و SharePoint.
ما هو برنامج إدارة الوثائق؟
مع انتقال الأعمال عبر الإنترنت ، تجذب برامج إدارة المستندات الكثير من الاهتمام مؤخرًا.
ببساطة ، هي برامج كمبيوتر تُستخدم لتنظيم المستندات وفهرستها وتخزينها وإدارتها وتتبعها بتنسيق رقمي. كما أنها تساعدك على تحويل المستندات إلى تنسيقات رقمية بمساعدة الماسحات الضوئية بسهولة تامة.
يعد التعامل مع كمية كبيرة من البيانات أمرًا صعبًا للغاية ، خاصةً عندما يكون المستند في شكله المادي.
في الواقع ، يتم فقدان الكثير من إنتاجية الأعمال ببساطة عن طريق التغلب على تحديات التوثيق. بمجرد تحويلها إلى تنسيقات إلكترونية ، يصبح التنقل في المستندات أسهل. في النهاية ، تقضي وقتًا أقل في البحث عنها ويمكنك التركيز أكثر على التنقيب عن المعلومات.
كيف تستخدم برنامج إدارة الوثائق؟
أدوات إدارة المستندات سهلة الاستخدام للغاية. تتداخل معظم الخطوات بغض النظر عن البرنامج الذي تستخدمه.
دعنا ننتقل من خلال الخطوات العملية بمساعدة Evernote Business.
قم بزيارة الموقع وإنشاء حسابك واملأ التفاصيل اللازمة إذا كان حسابًا تجاريًا.
يمكنك تسجيل الدخول والبدء في إنشاء المحتوى على الفور. يدعم Evernote مجموعة متنوعة من المستندات ، بما في ذلك الصور وجداول البيانات والمقالات والجداول الزمنية والملاحظات. تسمح معظم أدوات برامج المستندات بهذه المستندات أيضًا.
يمكنك بعد ذلك البدء في إضافة المستخدمين إلى حساب عملك. ما عليك سوى النقر فوق الرمز الموجود على الجانب الأيسر والذي يشير إلى “إضافة مستخدمين”. يمكنك إرسال دعوات بالبريد الإلكتروني إليهم واطلب منهم الانضمام.
بمجرد إضافة مستخدم ، يمكنك رؤية المستودع المركزي للبيانات والمعلومات. هنا ، يطلق عليه دليل الفضاء. يمكنك أيضًا منحهم حق الوصول لإجراء تعديلات وتغييرات على المستودع.
يتيح لك Evernote أيضًا تدوين الملاحظات ، وإعداد محادثات العمل ، وإنشاء اختصارات وتسميات ، ومسح المستندات ضوئيًا ، والتعاون في الوقت الفعلي مع زملائك.
ما الذي يجب أن تبحث عنه في نظام إدارة المستندات؟
بينما ستتنوع خياراتك وتفضيلاتك بناءً على مستندات واحتياجات عملك ، فإليك بعض الميزات الأساسية التي ستحتاجها دائمًا:
1. الملفات.
يجب أن يسمح لك البرنامج بأرشفة مستنداتك في مستودع مركزي ، لسهولة الوصول إليها واسترجاعها الفوري للمعلومات ، على سبيل المثال Zoho Docs.
2. تكامل شامل.
يجب أن يوفر برنامج إدارة المستندات تكاملاً سهلاً وشاملاً مع تطبيقات الجهات الخارجية مثل Gmail و Outlook و Salesforce و Google Drive والمزيد. يساعد في التبادل السلس للوثائق. Evernote Business مثال رائع.
3. تحميل مجمع.
تتضمن سيناريوهات الأعمال العديد من المستندات. من الصعب والبطيء تسلقهم واحدًا تلو الآخر. لذلك ، يجب عليك اختيار أداة إدارة المستندات التي تسمح بالتحميل الجماعي للمستندات.
4. وثيقة الأمن.
تستخدم الشركات أدوات إدارة المستندات لإدارة المستندات السرية والمصنفة وتخزينها. التنازل عن مثل هذه البيانات غالبًا ما يكون له عواقب بعيدة المدى على الشركات وقد يهدد وجودها. هذا هو السبب في أنه من الضروري اختيار أداة إدارة المستندات مثل Digital Drawer لضمان أمان بيانات قوي.
5. معاينات عالية الدقة.
عند استخدام أداة إدارة المستندات ، لن تضطر إلى تنزيل مستند في كل مرة تريد عرضها. يجب أن يسمح البرنامج بمعاينات عالية الدقة وقتما تشاء.
إنها ليست قائمة شاملة من الميزات. هناك العديد من السمات الأساسية الأخرى التي يبحث عنها المستخدمون ، بما في ذلك مجموعة كبيرة من القوالب والدردشات في الوقت الفعلي ومستوى التشغيل الآلي المسموح به وميزة إدارة السجلات والمزيد.
ملخص تنفيذي.
كانت هذه بعضًا من أفضل برامج إدارة المستندات المتاحة. مع هذا التحول الرقمي ، انقضت أيام المستندات الورقية. من الواضح أن التخزين السحابي هو الخيار الأفضل. ومع ذلك ، تحتوي كل هذه الأدوات على مجموعات مختلفة من القدرات ووحدات PVU.
لذلك ، ليس من الصحيح إعلان فائز واضح: يجب أن يعتمد اختيارك فقط على متطلباتك وميزانيتك.
على سبيل المثال ، إذا كنت تبحث عن حل مجاني / ميسور التكلفة وموثوق به ، فقد يكون EverNote Business خيارًا رائعًا. ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم الميزانية وتحتاج إلى حل أعمال بمزيد من الميزات المتقدمة ، فقد ترغب في اختيار Smartsheet.
راجع الأدوات المختلفة وخصائصها بعناية قبل اتخاذ قرارك النهائي.