10 إيجابيات وسلبيات للتواصل عبر البريد الإلكتروني في مجال الأعمال

لقد أحدث البريد الإلكتروني ثورة في طريقة تواصلنا مع بعضنا البعض. يمكن إرسال الرسائل إلى أي شخص لديه عنوان بريد إلكتروني صالح في أي مكان في العالم. هذا يسمح بتعاون أوثق ، حتى عندما يكون العمال على بعد نصف العالم. من السهل القيام به ، ويتطلب القليل جدًا من التدريب ، وهو فعال من حيث التكلفة لمعظم الشركات اليوم مع توفر العديد من الخيارات منخفضة التكلفة. يمكن أن يكون مضيعة للوقت ويحد من الإنتاجية في مواقف معينة.

ما هي إيجابيات وسلبيات التواصل عبر البريد الإلكتروني في مجال الأعمال؟ دعنا نلقي نظرة على بعض النقاط الرئيسية التي يجب مراعاتها حول هذا الموضوع.

ما هي مزايا التواصل عبر البريد الإلكتروني في الأعمال؟

1. يمكن أن يكون العديد من الأشخاص جزءًا من المحادثة.

يمكن أن يكون البريد الإلكتروني بمثابة مكالمة جماعية ، ولكن بدون كل شيء “هل يمكنك سماعي الآن؟” الأسئلة التي تميل إلى أن تطرح. يمكنك تضمين عناوين بريد إلكتروني متعددة ، وإرسال نسخ إلى الأشخاص لإبقائهم على اطلاع ، أو حتى عمل نسخ عمياء من الأشخاص إذا لزم الأمر. إنها طريقة سهلة للتأكد من أن الفريق بأكمله يتلقى نفس المعلومات في نفس الوقت.

2. يمكن إرسال رسائل البريد الإلكتروني في أي وقت.

لا يوجد حد فعليًا لطول المدة التي يمكنك فيها إرسال بريد إلكتروني. إذا خطرت لك فكرة في جوف الليل ، فيمكنك تسجيل الدخول إلى حساب البريد الإلكتروني للعمل الخاص بك وإرسال رسالة إلى من يحتاجون إلى معرفتها.

3. من السهل إرفاق الملفات والصور برسائل البريد الإلكتروني.

يمكن إرسال المشاريع الكاملة ، باستخدام برنامج الضغط المناسب ، بسهولة عبر البريد الإلكتروني. هذا يجعل من السهل حتى على المالكين الفرديين والعاملين لحسابهم الخاص والمقاولين المستقلين الآخرين إدارة أعمال مربحة محتملة ، حتى لو كانوا يعملون من طاولة غرفة الطعام. طالما لا توجد قيود على حجم الملف ، يمكنك إرسال أي شيء تقريبًا إلى أي شخص لديه حساب بريد إلكتروني صالح في أي مكان في العالم.

4. لا يلزم أن تكون حاضرًا لتلقي البريد الإلكتروني.

رسائل البريد الإلكتروني في انتظار الأشخاص عند تسجيل الدخول إلى حسابك. يتلقى الحساب البريد الإلكتروني ويخطر المستلم بوجود رسالة في انتظار. نظرًا لأن قراءة رسالة بريد إلكتروني تستغرق وقتًا أقل من الاستماع إلى رسالة صوتية ، فإن طريقة الاتصال هذه يمكن أن توفر بعض الوقت.

5. يمكنك طلب إثبات الاستلام.

تسمح جميع برامج البريد الإلكتروني تقريبًا للمرسلين بطلب إثبات استلام البريد الإلكتروني المرسل أو إثبات فتح البريد الإلكتروني.

ما هي عيوب التواصل عبر البريد الإلكتروني في الأعمال؟

1. غالبًا ما يجبر البريد الإلكتروني العاملين على القيام بمهام متعددة.

اعتاد تعدد المهام أن يكون قوة مشهورة أراد أصحاب العمل أن يتمتع بها عمالهم. تعال واكتشف أن تعدد المهام يمكن أن يكلف الناس الكثير من الوقت. يحدث ما يصل إلى 15 دقيقة من فقدان الإنتاجية في كل مرة يغير فيها عامل مهمة ما. إذا قام هؤلاء العمال بالرد على رسالة بريد إلكتروني في منتصف المشروع ، فإن التبديل إلى البريد الإلكتروني ثم العودة إلى المشروع قد يؤدي إلى خسارة صافية قدرها 30 دقيقة.

2. البريد الإلكتروني هو طريقة سريعة لاكتشاف الخطأ.

أحصنة طروادة والفيروسات والبرامج الضارة – قائمة المخاطر المحتملة التي يمكن أن تأتي من بريد إلكتروني واحد ضخمة. يمكن أن تعرض عمليات التصيد الاحتيالي معلوماتك السرية للخطر. يمكن سرقة المعلومات المالية واستخدامها بسرعة بفضل عمليات الاحتيال الواقعية المستخدمة اليوم. نظرًا لأن هذه مخاطر كبيرة ، فإن بعض الشركات لديها مرفقات بريد إلكتروني محدودة وهذا يمكن أن يجعل من الصعب إجراء الأعمال.

3. قد يكون البريد الإلكتروني قديمًا.

تسمح خدمات مشاركة الملفات مثل Dropbox بمشاركة كميات كبيرة من البيانات من خلال عملية تنزيل آمنة. توفر مؤتمرات الفيديو وطرق الاتصال الأخرى وجهًا لوجه من المواقع البعيدة مناقشات أعمق مما يمكن أن يوفره البريد الإلكتروني. يمكن أن يساء تفسير تكوين البريد الإلكتروني بسهولة. لهذا السبب ، قد تكون الشركات أقل اعتمادًا على طريقة الاتصال هذه لأنها لا توفر لهم الوقت كما اعتادوا.

4. يمكن إساءة استخدام البريد الإلكتروني بسهولة.

تجد العديد من الشركات ، دون قيود ، أن عمالها يمكنهم إرسال العديد من رسائل البريد الإلكتروني إلى العائلة والأصدقاء بدلاً من القيام بالوظيفة التي تم تعيينهم من أجلها.

5. قد لا تكون جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة انعكاسًا احترافيًا للشركة.

يمكن لشركة تضم 100 موظف أن يكون لديها 100 توقيع مختلف يتم إرسالها إلى العالم كل يوم. لا يمكن أن تحتوي جميع رسائل البريد الإلكتروني على صياغة أو توقيعات تفي بالمتطلبات المهنية. كل ما يتطلبه الأمر هو بريد إلكتروني واحد سيء لإنشاء رسالة علامة تجارية سلبية تنتشر بسرعة.

تظهر إيجابيات وسلبيات التواصل عبر البريد الإلكتروني في مجال الأعمال أنها طريقة إيجابية عادةً لنقل المعلومات. طالما أنه يمكن وضع حدود للحد من إساءة استخدام طريقة الاتصال هذه ، فمن المحتمل جدًا أنها ستزيد من مستويات الإنتاجية في مناطق متعددة.