10 إيجابيات وسلبيات Dropbox للأعمال

أصبحت مشاركة المعلومات مكونًا أساسيًا في كل خطة أو استراتيجية عمل حالية. حتى إذا كان الموظفون موجودين في وسط المكتب ، فلا يمكن إرسال الملفات الكبيرة عبر اتصال بريد إلكتروني دون بعض الصعوبات. كيف تتقاسمون مع بعضكم البعض مع هذه القيود؟

هذا هو المكان الذي يمكن أن يساعد فيه Dropbox for Business حقًا. قم بتحميل ملف ، واحصل على رابط لهذا الملف ، ومن ثم يمكن لأي شخص رؤيته. فيما يلي إيجابيات وسلبيات Dropbox for Business للتفكير فيما إذا كنت بحاجة إلى طريقة أسهل لمشاركة المعلومات بين العمال.

فوائد Dropbox للأعمال

1. إنه نظام سريع وسهل التنفيذ.

كل ما عليك فعله هو إعداد حسابك ومنح الموظفين حق الوصول إليه. بمجرد القيام بذلك ، يصبح تحميل الملفات وإنشاء المجلدات وحتى مزامنة الملفات بين أجهزة الكمبيوتر أمرًا سهلاً. ما كان يستغرق ساعات لمشاركته ، خاصة مع الملفات الكبيرة جدًا ، يمكن أن يستغرق الآن دقائق فقط أو حتى ثوانٍ.

2. يمكنك إضافة صناديق بريد شخصية موجودة إلى حساب تجاري.

إذا كان لديك Dropbox مثبتًا بالفعل ، إما كخيار مجاني أو في خيار Pro ، فيمكنك ترقيته إلى خيار Business. يتيح لك ذلك تتبع ملفاتك الحالية دون القلق بشأن الحسابات المتعددة والعناصر المفقودة والمشكلات الأخرى التي يبدو أنها تنشأ عند وجود التعدد.

3. يمكن للجميع تقريبًا استخدام الواجهة.

Dropbox for Business هو حرفياً نظام سحب وإفلات. يمكنك تثبيت ملف على سطح مكتب العامل وبعد ذلك كل ما عليك فعله هو سحب الملفات التي تحتاج إلى تحميلها إلى السحابة إلى هذا المجلد.

4. يمكن للمسؤولين تقييد الوصول إلى بيانات محددة.

يمكن أن يكون لأعضاء الفريق وصول محدود لمشاركة العناصر مع أشخاص خارج فريق محدد من خلال Dropbox. يمكن تثبيت الإعدادات الافتراضية بحيث تكون الروابط والملفات المشتركة مرئية فقط لأعضاء الفريق المصرح لهم. يمكن أيضًا تعطيل الروابط المشتركة مباشرةً من وحدة تحكم المشرف.

5. كلمة مرور يحددها المالك تحمي أمنك.

يسمح هذا للمالك بتعيين تواريخ انتهاء الصلاحية على أي معلومات تمت مشاركتها عبر السحابة. وهذا يعني أيضًا أنه يمكن منح أشخاص معينين حق الوصول إلى الملفات والروابط أو أنه يمكن سحب الوصول إذا تغيرت الظروف. يجعل نظام كلمة المرور من السهل جدًا التحكم في أمان بياناتك المشتركة.

سلبيات Dropbox للأعمال

1. إنه حل مكلف للغاية بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة العاديين.

يجب على الشركات شراء تراخيص الموظفين لـ Dropbox عند استخدامها كحل تجاري. يمكنك المحاولة مجانًا لمدة 30 يومًا ، ولكن بعد ذلك بالنسبة لـ 5 مستخدمين فقط ، تبلغ التكلفة 750 دولارًا سنويًا. يمكن أيضًا تحميل التكلفة شهريًا ، ولكن بعد ذلك ترتفع إلى 75 دولارًا أمريكيًا في الشهر. إضافة المزيد من المستخدمين يضيف المزيد إلى هذه التكلفة.

2. تم إدخال نتائج البحث عن النص الكامل مؤخرًا.

هذا جعل Dropbox أسهل قليلاً في الاستخدام عند البحث عن بيانات محددة. ومع ذلك ، فهو ليس نظامًا مثاليًا بعد ، مما يعني أن العديد من مستخدمي الأعمال قد يجدون أنه من الأسهل بكثير البحث من خلال أسماء الملفات أو الامتدادات أو البيانات الوصفية الخاصة بهم.

3. يتم التعامل مع فجوات الإبلاغ من قبل أطراف ثالثة.

يركز Dropbox على مكون مشاركة الملفات في خدمته وهذا كل شيء. هذا يعني إعدادات الأمان والتشفير واتصالات المستودع. لسد الثغرات التي تميل إلى الوجود في معلومات الأمان أو الإبلاغ ، مثل مدى امتلاء Dropbox الخاص بك ، يتم الاستعانة بأطراف ثالثة لتحسين المنتج. هذا يعني أنه يجب على الشركات أن تقرر ما إذا كان الأمر يستحق المخاطرة بمشاركة المزيد من المنظمات في إدارة بياناتها.

4. قد يكون من الصعب أحيانًا العثور على مجلدات أو ملفات.

لا يقوم Dropbox بعمل رائع في زيادة تواجد شاشتك إلى أقصى حد. يعد تطبيق الهاتف الذكي والكمبيوتر اللوحي سيئًا بشكل خاص لهذا الغرض. تعني النتيجة النهائية أن هناك الكثير من المساحات الفارغة التي يمكن استخدامها لتحسين طريقة تنقل المستخدمين في الواجهة. قد يكون من الصعب تحديد موقع بعض المجلدات والملفات.

5. الأمن الداخلي محدود للغاية.

لا يقدم Dropbox for Business إعدادات أمان المجلد الفرعي. يمكن تنفيذ إجراءات منع فقدان البيانات ، ولكن نظرًا لاشتراك أطراف ثالثة ، فقد يستغرق تنفيذ نظام المشاركة هذا وقتًا أطول. هذا هو الوقت الذي قد لا تملكه بعض الشركات.

تُظهر إيجابيات وسلبيات Dropbox for Business أن نظام المشاركة هذا مصمم ليكون شاملاً ، ولكن فقط عندما يتضمن المنتج ميزات الجهات الخارجية. يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة التكاليف ، وإضافة التعقيد إلى بياناتك ، ولكنه في النهاية يسمح للعاملين بأن يكونوا أكثر كفاءة. ضع في اعتبارك هذه النقاط الرئيسية اليوم لتحديد ما إذا كان Dropbox هو الحل المناسب لك.