يعد جدول رواتبك أحد أكبر مصاريف الوقت بالنسبة للأعمال التجارية الصغيرة. يمكن أن يكون مقدار الوقت الذي تستغرقه معالجة المزايا والمقتطعات وكل شيء آخر يدخل في شيك الراتب وظيفة بدوام كامل قد لا يتمكن صاحب العمل من دفع ثمنها بمفرده. هذا هو السبب في أن العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة يتطلعون إلى الاستعانة بمصادر خارجية لرواتبهم حتى يتمكنوا من التركيز على ما يفعلونه بشكل أفضل.
ما هي إيجابيات وسلبيات الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات؟ هذه هي بعض النقاط الرئيسية التي سوف ترغب في أخذها في الاعتبار.
ما هي مزايا الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات؟
1. يسمح لك بتقديم المزيد من خدمات الرواتب.
يمكن أن يسمح التعهيد الخارجي لكشوف المرتبات للشركات الصغيرة بتقديم خدمات إضافية ، مثل الإيداع المباشر وخصم المساهمة 401 ألف ، والتي قد لا يتمكنون من القيام بها بمفردهم.
2. أصبح ملف ضرائب الرواتب أسهل بكثير.
ستؤدي تعهيد كشوف المرتبات أيضًا إلى إنشاء التقارير المالية اللازمة لتسهيل تقديم ضرائب الرواتب للشركات الصغيرة. بالنسبة لبعض الشركات ، قد يجدون أنه يمكنهم الاستعانة بمصادر خارجية في عملية التسجيل حتى لا يضطروا حقًا للقلق بشأن الأوراق الضريبية.
3. يوفر قدرا هائلا من الوقت.
يتم تصنيف كشوف المرتبات باستمرار على أنها ثاني أغلى مهمة إدارية يتم إكمالها. عندما يتم الاستعانة بمصادر خارجية لهذه المهمة ، فإن مقدار الوقت الذي يتم تحريره يمكن أن يكون هائلاً.
4. يمكن أن تشهد الشركات الصغيرة وفورات في التكاليف.
مقارنةً بتكاليف حساب الأجور ، وطباعة شيكات الرواتب وتوزيعها ، وإنشاء التقارير المالية ، وإعداد أو دفع ضرائب الرواتب ، يمكن أن يكون المبلغ النقدي الذي يمكن أن تنفقه شركة صغيرة مرتفعًا جدًا. يمكن أن توفر لك الاستعانة بمصادر خارجية لهذه المهام المال مقارنة بتكلفة القيام بها بنفسك.
5. الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات يمكن أن يوفر قدرًا أكبر من الأمان.
نظرًا لأن أمن البيانات أصبح مصدر قلق كبير لكل من أصحاب العمل والموظفين ، يمكن أن توفر كشوف المرتبات الخارجية للشركات الصغيرة نظام بيانات أكثر أمانًا مما يمكنهم إنشاؤه بمفردهم. يمكن أن يوفر العقد العديد من الخوادم والنسخ الاحتياطية وتقنيات الأمان الأخرى التي تحمي بيانات موظفيك.
6. غالبًا ما تساعد شركات الرواتب في الامتثال التنظيمي.
يجب ألا تتعامل الأعمال التجارية الصغيرة مع ضرائب الرواتب فحسب ، بل يجب أن تمتثل أيضًا لقوانين الضرائب المعمول بها. يمكن أن يعني عدم الامتثال عقوبات وغرامات وأسوأ من ذلك. غالبًا ما تساعد الاستعانة بمصادر خارجية الشركة في الحفاظ على الامتثال التنظيمي دون التحدي المتمثل في القيام بكل ذلك بمفردك.
ما هي سلبيات الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات؟
1. قد يكون من الصعب الوصول إلى البيانات على الفور.
نظرًا لأنه سيتم الاحتفاظ بالكثير من بيانات كشوف المرتبات خارج الموقع ، فقد يكون من الصعب على شركة صغيرة الحصول على المعلومات التي قد تحتاجها في أي وقت. حتى في حالة وجود أنظمة اتصال سحابية ، يمكن تقييد الوصول إلى البيانات بشكل متعمد لإبقائها أكثر أمانًا.
2. قد يستغرق تصحيح الأخطاء وقتًا أطول.
معالجة كشوف المرتبات ليست دائمًا مثالية بنسبة 100٪. إذا لم يتلق الموظف راتبه بالكامل ، فإن الاتصال بشركة الرواتب لإجراء تصحيح قد يكون أحيانًا عملية طويلة. بدلاً من تصحيح الموقف على الفور ، يضطر صاحب العمل الصغير إلى الاعتماد على طرف ثالث لحل المشكلة.
3. وفورات في التكاليف ليست دائما من ذوي الخبرة.
هناك بعض شركات الرواتب التي تقدم مقياسًا منزلقًا للتكاليف بناءً على حجم الشركة. يقدم البعض الآخر أسعارًا أو خدمات مخصصة صفرية. هذا يعني أنه يجب على صاحب العمل الصغير البحث عن جميع البائعين والشركات في منطقتهم قبل اتخاذ قرار. قد تكون هناك مجتمعات لا يوجد فيها مقدمو خدمات يقدمون الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات بتكلفة منطقية للوضع المالي للأعمال التجارية الصغيرة.
4. يمكن لشركات الرواتب إغلاق أبوابها.
إذا تعطلت شركة كشوف المرتبات ، فقد يصبح الوصول إلى معلومات كشوف المرتبات شبه مستحيل. بالنسبة للشركات الصغيرة ، هناك أيضًا خطر فقدان الأموال المدفوعة للشركة لمعالجة كشوف المرتبات. لذلك من الجيد عمومًا العمل مع الشركات التي تتمتع بسمعة طيبة لتحقيق النجاح على المدى الطويل.
5. سرقة المعلومات ما زالت محتملة.
يمكنك جعل الشركات توقع اتفاقيات السرية وبيانات الخصوصية بقدر ما تريد ، ولكن يتم سرقة بيانات كشوف المرتبات الخاصة بك من قبل موظف الشركة لاستخدامها لمصلحتهم الخاصة. في بعض الأحيان ، تكون السرقة الداخلية من الاستعانة بمصادر خارجية لرواتبك مخاطرة أكبر من المتسللين أو السرقة الخارجية.
تظهر إيجابيات وسلبيات الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات أنها قد تكون فكرة لتوفير الوقت والمال ، ولكنها ليست خالية تمامًا من المخاطر. مع الأخذ في الاعتبار السلبيات المحتملة قبل الاستعانة بهذه الخدمة من شركة الرواتب ، يمكن أن تكون مخاطر الموقف المعاكس محدودة.