إذا كان لديك وصول إلى Excel أو برنامج مشابه ، فيمكنك الوصول إلى جداول البيانات. تم استخدام هذا النوع من البرامج لتنظيم المعلومات وإدارة المخاطر وحلول البيانات الأخرى لجيل تقريبًا. فيما يلي إيجابيات وسلبيات جداول البيانات التي يجب أن تفكر فيها إذا كنت تفكر في استخدامها لإدارة المعلومات الخاصة بك.
ما هي مزايا جداول البيانات؟
1. يسهل إنشاء الحسابات الفورية.
باستخدام المعادلات والتشفير ، يمكنك تعيين الخلايا لحساب البيانات من أجلك بعدة طرق. هذا يجعل من السهل جدًا إنشاء الإجماليات والأعداد التي يمكن استخدامها لإنشاء المقاييس أو مراقبتها أو تحديد نقاط البيانات الأخرى المطلوبة.
2. من السهل تغييرها.
لإنشاء بيانات جديدة ، كل ما عليك فعله هو إضافة أو حذف أو تغيير البيانات في الخلايا التي يتم قياسها. يتيح ذلك لجداول البيانات التكيف بسرعة مع التغييرات التي قد تحدث داخل عملك أو منزلك.
3. يحافظ على البيانات منظمة بكفاءة.
يمكنك الاحتفاظ بكمية كبيرة من البيانات منظمة بدقة عند استخدام جدول بيانات. يمكن أيضًا تضمين التمثيلات المرئية للمساعدة في فهم البيانات بشكل أفضل ، بما في ذلك الرسوم البيانية والجداول ، بحيث يمكن قضاء المزيد من الوقت في استخدام البيانات بدلاً من محاولة حلها.
4. تقدم معظم جداول البيانات دعمًا من جهات خارجية.
ستعمل معظم ملفات جداول البيانات مع التطبيقات وخيارات البرامج الأخرى. يمكن قراءة ملفات Microsoft Excel ، على سبيل المثال ، في Open Office. يمكنك حفظ جدول بيانات Open Office بتنسيق Excel بحيث يمكنك قراءته في MS Excel.
5. هناك خيارات تكامل.
ستعمل العديد من برامج جداول البيانات مع التطبيقات الأخرى وبرامج الإنتاجية لإنشاء تقارير أو عروض تقديمية ديناميكية. في Office 365 ، يمكن لـ Excel العمل مع Word و PowerPoint بحيث يمكن استخدام جداول البيانات في تنسيقات بيانات أخرى لأغراض أكثر من تنظيم البيانات وتخزينها.
6. يمكنك إنشاء جداول بيانات متعددة داخل ملف واحد.
إذا كنت ترغب في تتبع إيصالات المبيعات ، على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء سجل قيد التشغيل في جدول بيانات لشهر كامل من المعاملات. يمكنك بعد ذلك وضع 12 شهرًا من العام في ملف جدول بيانات عام ، مما يتيح لك جدولة جداول بيانات شهرية فردية. هذا يجعل من السهل الوصول إلى جميع البيانات التي قد تكون ضرورية.
ما هي سلبيات جداول البيانات؟
1. يستغرق تعلم الصيغ وقتًا.
يمكن للعديد من الصيغ الأكثر تعقيدًا التي يمكن أن يستخدمها جدول البيانات توفير الوقت من منظور طويل المدى. يستغرق الأمر أيضًا وقتًا لتعلم هذه الصيغ وإدخالها بشكل صحيح في كل خلية. إذا كانت هناك حاجة إلى نتائج فورية وكان المستخدم لا يعرف جميع وظائف جدول البيانات ، فقد لا يكون أداة مفيدة.
2. قد لا يتعرف التطبيق أو البرنامج على أخطاء الحساب.
بعض ميزات الحساب التلقائي المتوفرة في برامج جداول البيانات والتطبيقات الحديثة ليس لديها طريقة للتحقق من الأخطاء البشرية. تحتاج إلى التحقق يدويًا من كل معادلة في كل خلية للتأكد من إدخالها بشكل صحيح. يمكن أن يؤدي افتراض صحة الوظائف التلقائية إلى حدوث مشكلات خطيرة في تكامل البيانات.
3. يستغرق إدخال البيانات في كل خلية وقتًا.
إذا كان يجب عليك إدخال البيانات يدويًا في جدول بيانات ، فقد تستغرق العملية وقتًا طويلاً. يمكن أن يؤدي أيضًا إلى ملل المستخدم ، مما يعيق قدر إنتاجية الشخص الذي يدخل البيانات. يؤدي الملل أيضًا إلى عدم الانتباه ، مما قد يزيد من خطر حدوث خطأ في الصيغ أو البيانات.
4. قد تكون بعض ملفات جداول البيانات غير متوافقة.
إذا قمت بحفظ ملف جدول بيانات Open Office ، فقد لا يقرأه Excel أو تطبيق أو برنامج آخر. هناك بعض جداول البيانات التي تمتلك امتدادات الملفات الخاصة بها ولا يمكن قراءتها إلا بواسطة البرنامج أو التطبيق الذي أنشأها. هذا يمكن أن يجعل من الصعب على بعض المستخدمين تلقي المعلومات التي يحتاجون إليها.
5. قد تكون برامج جداول البيانات باهظة الثمن في بعض الأحيان.
إذا كنت تستخدم Open Office لجداول البيانات ، فلا توجد تكلفة. يمكن اعتبار ذلك ميزة. ومع ذلك ، قد تكون التطبيقات والبرامج الأخرى باهظة الثمن. يعد Excel جزءًا من مجموعة منتجات Office 365 ، مما يعني أنه يجب على المستخدمين دفع رسوم اشتراك شهرية تتراوح من 6.99 دولارًا أمريكيًا إلى 14.95 دولارًا أمريكيًا حسب احتياجاتهم.
تظهر إيجابيات وسلبيات جداول البيانات أنها يمكن أن تكون وسيلة فعالة لتخزين البيانات. يعتمد على إدخال المستخدم لتلك البيانات بشكل صحيح للعمل بكفاءة. ضع في اعتبارك خياراتك ، وابحث عن التطبيق أو البرنامج الذي يلبي احتياجاتك ، وقم بإدارة السلبيات حتى تتمكن من الاستفادة من جميع الفوائد التي يمكن أن تحققها جداول البيانات اليوم.