تقول معظم الكتب والدورات التدريبية عن ريادة الأعمال: “الإنتاجية هي طريق النجاح”. يصبح هذا البيان شعارًا لأولئك الذين يرغبون في تحسين مهارات إدارة الوقت: فكلما زاد عملك وزاد عدد المشاريع لديك ، زاد المال والنجاح الذي تحصل عليه.
بعبارة أخرى ، تحاول السيطرة على الأمور التي لا تعرف الكلل.
في يوم من الأيام ، عندما يكون لديك موقع ويب خاص بشركتك ، ومدونة ، وسمعة ، ومتابعة لوسائل التواصل الاجتماعي ، وعشرات من المهام المهمة لإكمالها ، ستدرك أنه لا يمكنك الاستيقاظ والبدء في العمل.
أنت بحاجة إلى تقنيات إدارة الوقت الفعالة. وخطة.
مهارات إدارة الوقت الممتازة هي ما يجعل العمل عن بُعد أو إدارة الأعمال ليس كوبًا من الشاي لكل شخص. عندما لا يكون لديك دافع خارجي عندما تبالغ في تقدير قدراتك ، وتتخلص من القوة القاهرة المحتملة ، وتثني على تعدد المهام ، وتتجنب التفويض ، فإنك تخاطر بفشل الخطة مرارًا وتكرارًا.
ثم ماذا تفعل؟
إتقان فن الإدارة الجيدة للوقت للعمل بشكل أقل ولكن بكفاءة أكبر. لذلك ، جرب النصائح التالية لإدارة الوقت.
ما هي أفضل مهارات إدارة الوقت؟
فيما يلي اختياراتي لإتقان أفضل مهارات إدارة الوقت.
1. ضع أهدافًا ملموسة.
بصفتك مستقلاً أو عاملًا عن بُعد أو صاحب عمل ، فأنت بالتأكيد بحاجة إلى خطط لهذا اليوم. إنها تساعد على تنظيم العمل ، ولكن هناك مشكلة صغيرة: مع الخطط اليومية ، ستعرف ما يجب القيام به ؛ لكنك لن تعرف لماذا تفعل هذا.
الأهداف المجردة ، مثل كسب المزيد من المال عبر الإنترنت ، لا تعمل هنا. لا يمكنك أن تكون منتجًا إذا لم تفهم إلى أين تأخذك هذه الإنتاجية. للحصول على وظيفة ناجحة ، مارس التخطيط طويل المدى وتحديد الأهداف: حدد أهدافًا ملموسة عن طريق السؤال عن المكان الذي تريد أن تكون فيه خلال عام أو خمسة أعوام ، وكيف يرتبط هذا الهدف بما تفعله اليوم.
تمنحك الأهداف الملموسة رؤية طويلة المدى وحافزًا قصير المدى للعمل. لجعلها أكثر قوة ، استخدم التقنية المعروفة باسم الأهداف الذكية (اختصار SMART):
- محدد (حتى تتمكن من رؤية الاتجاه الذي يجب أن تسلكه)
- قابلة للقياس (بحيث يمكن أن يكون لديك مواعيد نهائية واقعية لإنهائها)
- قابلة للتحقيق (حتى تفهم أنها واقعية بما يكفي لتحقيق ذلك)
- ذات صلة (لذا فهي تتماشى مع الاتجاه الذي تريد أن تسلكه حياتك المهنية)
- محدد بوقت (حتى تتمكن من تحديد موعد نهائي للالتقاء بهم).
2. تحويل الخطط إلى مهام.
حسنًا ، لقد حددت أهدافًا لمدة عام أو عامين. لنفترض أنك تخطط لنشر كتاب أو أن تصبح أحد أفضل مؤلفي النصوص المستقلين في بلدك. ولكن ، متى وماذا ستفعل لتحقيق هذه الأهداف؟
تحتاج إلى تحويل تلك الخطط طويلة الأجل إلى مهام محددة مهمة ستكملها لتحقيق الهدف. تلعب المواعيد النهائية دورًا كبيرًا هنا – لديك 52 أسبوعًا لتنفيذ خطة سنوية ، لذا قم بتعيين مهمة ذات صلة في الأسبوع وأضفها إلى قوائم المهام الخاصة بك لتكون في الوقت المحدد.
وبالتأكيد لا تتجاهل الأنشطة ذات الصلة ، إن وجدت: اكتب لوسائل الإعلام ، وأنشئ سلسلة من الاستفسارات الفردية ، وقم بالترويج لحسابات عملك ، والمشاركة في ندوات عبر الإنترنت ، وما إلى ذلك.
3. تخصيص الوقت للوعي الذاتي والترويج.
عندما تعمل في مشاريع متعددة ولا تضع أي خطط أخرى ، فإنك تخاطر بالعمل من 10 إلى 12 ساعة في اليوم دون نمو شخصي ومهني. إنها دورة لا نهاية لها بدون تحرير ، ولكن مع زيادة مستويات التوتر والإرهاق والتسويف وعدم الإنتاجية.
عند التخطيط لعملك ، ضع في اعتبارك ما يلي:
- عملك مع مشاريع العميل: قسّمهم إلى مراحل ، مع نقاط التفتيش
- تحقيق أفكارك ومشاريعك الخاصة: العمل على موقع شركتك على الويب ، كتابة محتوى مقنع له ، المشاركة في مؤتمرات متخصصة ، كتابة مقالات للضيوف ، إنشاء دورات تدريبية ، إلخ.
- الشبكات – وسائل التواصل الاجتماعي والعلامات التجارية الشخصية هي أدواتك للعثور على العملاء ، لذا تأكد من تخصيص بعض الوقت لذلك أيضًا.
- الاستثمار الذاتي: الكتب ، الندوات عبر الإنترنت ، البودكاست ، النشرات الإخبارية التعليمية ، الدورات … يستغرق وقتًا طويلاً ، لذا خطط وفقًا لذلك.
- “املأ البئر”: خطط لبعض الوقت للتعافي من العمل وتقليل الإجهاد: اذهب إلى السينما ، والسفر ، وقضاء الوقت مع الأصدقاء … في معظم الأحيان ، يكون رواد الأعمال رواد أعمال ؛ لذلك إذا كنت لا تخطط للحصول على قسط من الراحة مسبقًا ، فإنك تخاطر بقضاء كل وقتك في العمل. إنه ليس ما تحتاجه لإدارة وقت ممتازة وإنتاجية أفضل.
والآن بالنسبة للجزء الأكثر إثارة للاهتمام:
كيف تشارك الوقت مع كل هذا؟ وما النسب؟
يعتمد ذلك على حمل المهام وترتيب تفضيلاتك. لا يمكن أن تكون نسبة الوقت ثابتة ، 80/20 أو أيا كان. عندما يكون لديك الكثير من العملاء والمشاريع ، خطط لوقت أقل للتدريب والترويج الذاتي.
ومع ذلك ، افعل ذلك حتى لا تختفي من المشهد الإعلامي! وبالعكس ، عندما لا تكون هناك مهام جديدة في إدارة المشروع في المستقبل ، وجه كل الجهود ووقتًا كافيًا للترويج لخدماتك. ضع خطة وقائمة بالأفكار مسبقًا.
4. النظر في التخطيط قصير المدى.
يعرف معظمنا العمل عن بعد وريادة الأعمال على أنها ليالي بلا نوم في المشاريع بسبب المواعيد النهائية في الغد. لكنها مجرد افتقارك إلى المهارات في التخطيط قصير المدى.
لتجنب ساعات الذروة وضغوط المواعيد النهائية التي تقتل إنتاجيتك ، قم بما يلي:
- إذا جاء جميع العملاء في نفس الوقت ، فقم بتقييم وتقدير خطة كل مشروع ، وفكر في تحديد الأولويات وتخلي عن تلك التي ليست من اختصاصك.
- إذا كان من الصعب فهم المدة التي سيستغرقها إكمال المشروع ، قسّمه إلى مراحل وقم بإجراء أي تعديلات ضرورية على خطتك.
- إذا كانت هناك مشكلات تتعلق بالموافقة أو التصحيحات أو أي قوة قاهرة أخرى ، فالرجاء ترك بعض وقت الفراغ في التقويم الخاص بك لحلها ومراجعة المهام وفقًا لذلك.
- استخدم تطبيق جدولة قوي مثل Woven لضمان قدرتك على إدارة الاجتماعات بفعالية وزيادة الإنتاجية وتحسين جهود التعاون.
5. لا تخطط لجميع مهامك ليوم واحد.
هذا الخطأ يتبع الخطأ المذكور هنا. عندما لا يمكنك تقدير مهاراتك ونطاق عملك ، ولكنك تعتقد أن يومًا ما سيكون طويلًا بما يكفي لتكون في الوقت المحدد مع كل شيء ، فأنت تقوم بإدراج الكثير من المهام فيه. وغني عن القول ، لا يمكنك التعامل معهم جميعًا بكفاءة.
لا تتعلق مهارات إدارة الوقت والإنتاجية بـ “بذل قصارى جهدك اليوم”. يتعلق الأمر بتحديد الأولويات المناسبة والقدرة على قراءة الوقت.
خطط لمهمة أو مهمتين تستغرق وقتًا طويلاً وثلاث أو أربع اتفاقيات قصيرة يوميًا. افعل الشيء نفسه مع جدولك الأسبوعي ، حتى لا تصاب بالذعر أو تفوت المواعيد النهائية إذا لم تكمل جميع مهامك اليومية في الوقت المحدد.
6. جدولة ساعات عملك.
العمل الحر والعمل من المنزل هو مسألة وقت حرية ، أليس كذلك؟
ومع ذلك ، بدون حدود واضحة ، يمكن أن يخرج وقت عملك عن السيطرة. هل تحب أن تبدأ العمل قبل تنظيف أسنانك بالفرشاة في الصباح؟ ماذا عن إنهاء العمل في السرير قبل النوم لأن عقلك لا يزال يعمل بسرعة ميل في الدقيقة؟
بدون تحديد ساعات العمل ، يمكن أن تتأثر صحتك العقلية وحياتك الخاصة ، كما أن التسويف والتوتر أمر شائع.
تذكر شيئًا مثل “ساعات العمل”. أنشئ جدولًا ، واعمل على عدد محدد من الساعات يوميًا ، وتجنب قضاء وقت فراغك في العمل.
هذا لا يعني أن عليك العمل من التاسعة إلى الخامسة ؛ هذا يعني أنك تعرف أنك تعمل ست ساعات في اليوم ، على سبيل المثال ، ولن تضحي بساعتك السابعة أو الثامنة في المكالمات الهاتفية أو حتى المهام العاجلة.
ولا تعمل أبدًا في عطلات نهاية الأسبوع أو تحصل على يوم عطلة واحد على الأقل في الأسبوع. إنه يوم تنسى فيه مهارات اتخاذ القرار في عملك ولا تفكر حتى في شيء مثل “سأتحقق من البريد الإلكتروني لثانية.” عادة ، تتحول تلك الثواني إلى ساعات ، مما يعيدك إلى العمل وينتهي بانهيار عصبي.
7. لا تحاول تنفيذ كل الأفكار.
لا تحاول حتى اكتشاف كل الأفكار التي تتبادر إلى الذهن. نعم ، يبدو من غير المجدي أن تتخلى عن الكثير من الأشياء الإبداعية التي دونتها في دفتر ملاحظاتك ولكنك لم تفعلها: دورات جديدة ، ومشاريع ، وأنشطة ، وخدمات ؛ عادة ما يتم نشر 30-50٪ منها فقط ؛ البعض الآخر مدفون في تيارات الهواء.
لكن لا بأس.
من الرائع ابتكار الكثير من الأفكار التجارية وتدوينها حتى لا تنساها. لكن اجعل من المعتاد تقييم كل فكرة في مرحلة الإعداد – كم من الوقت والجهد اللازم لتحقيقها ، وما الربح أو الفائدة التي ستجنيها بعد ذلك. هل اللعبة تستحق العناء؟
8. الاستفادة القصوى من التكنولوجيا.
يبدأ البعض منا بإنشاء قوائم مهام على أوراق ، ثم ندرك أنها غير فعالة ونقرر أنهم منضبطون بما يكفي لتذكر كل شيء بدون قوائم. لا بأس إذا كنت تعمل في مشروع أو لا تخطط إلا لإكمال هذا المشروع. للعمل المنتج في مجالات مختلفة من الحياة ، أنت بحاجة إلى أدوات. لا تحاول أن تضع كل ذلك في رأسك.
لا تتردد في اختيار أي شيء يساعدك في تنظيم العمل ، والالتزام بالجدول الزمني ، والالتزام بالخطة: Trello ، isoTimer ، Toggl ، أيا كان. ولكن إليك نصيحة احترافية لك: اخلط بعض الآلات الموسيقية أو قم بتغيير الآلة التي لديك بالفعل من وقت لآخر. يسمح لك بتوفير مستويات الطاقة الخاصة بك وتجنب إطعام نفسك بأداة والضياع في المهام.
9. لا ترد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور.
لا داعي للحديث عن مصادر الإلهاء الشائعة ومبددات الوقت مثل المسلسلات التلفزيونية أو قنوات التواصل الاجتماعي. يعرف معظم الناس عنهم ويعرفون كيفية التعامل معهم ، لكن البعض لا يزال يتجاهل هذا الموفر للوقت وقاتل الإنتاجية كردة فعل فورية لعروض المشروع أو أسئلة العميل.
رواد الأعمال والعمال عن بعد هم مسوقوهم ومديرو مبيعاتهم ، لذا فهم يحاولون أن يكونوا متاحين عبر الإنترنت طوال الوقت. المراسلة والبريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية – من الصعب مقاومة إغراء الرد في غمضة عين. تعتقد أنك ستفقد عميلاً أو تسيء إليه على أي حال إذا لم يرد على رسالتك هنا والآن ؛ لكن الأمر ليس كذلك.
الأمر بسيط: كلما زادت استجابتك ، زادت سرعة استجابة العميل. أيضًا ، كلما زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها ، زاد تلقيك.
بمجرد تشتيت انتباهك ، تفقد التركيز على المهمة التي تقوم بها. سيكون عليك أن تأخذ الوقت الكافي للعودة إلى اللعبة مرارًا وتكرارًا ، عدة مرات في اليوم.
الحل؟
قم بإيقاف تشغيل برامج المراسلة عند بدء العمل. تحقق من رسائل البريد الإلكتروني عدة مرات يوميًا على الأكثر (اترك بعض الوقت بين المهام الرئيسية لهذا الغرض). استخدم أدوات البريد الإلكتروني لجدولة إرسال مشاركاتك في وقت متأخر.
إذا وجدت صعوبة في تجاهل ما يشتت انتباه مواقع الويب الأخرى ، فاستخدم الأدوات التي ستمنع وصولك إلى تلك الموارد.
10. كافئ نفسك بالغش في الوجبات.
يعرف من هم على دراية بالنظم الغذائية الصحية عن وجبة الغش: في يوم واحد في الشهر أو في الأسبوع يمكنك أن تأكل ما تريد. عند الحديث عن الأعمال التجارية ، فإن مبدأ وجبة الغش يعمل أيضًا: فهو يساعد على “ملء البئر” (المذكور أعلاه) ويدعم مستوى الكفاءة والإنتاجية لعملك.
لا تتعلق وجبات الغش في الأعمال التجارية بالطعام ، ولكنها تتعلق بالوقت البديل. يمكن أن يكون يومًا لمشاهدة المسلسل ، والذهاب للتسوق ، والتجول في المدينة بدون أشياء ، وما إلى ذلك. لكن لا تخلط بين هذه الأيام ويوم إجازتك! فقط تأكد من أن يوم “وجبة الغش” لا يتماشى مع يوم موعد نهائي مهم ، ولا تجعل تلك الأيام عادة يومية.
11. تذكر أن تطور مهاراتك الشخصية.
لا يمكنك إدارة وقت العمل والإنتاجية دون إدارة حياتك بشكل عام. لن يجعلك الجدول الزمني المفصل منظمًا وسعيدًا للغاية – يمكنك تعلم كيفية كتابة خطة وكيفية تخفيف عبء العمل لديك ، ولكن هذه المهارة تتطلب أيضًا معرفة كيفية إقامة علاقات مع العملاء ، وكيفية فهم ما إذا كان ذلك ضروريًا العمل مع هذا الشخص ، كيف تقول لا للأشخاص السامين ، إلخ.
كما ترى ، فإن مهارات المحترف في مجال تخصصك تتجاوز إدارة الوقت.
لتجنب الأخطاء وتنظيم عملك ، عليك أن تأخذ كل خصوصيات مكانتك ، وتستفيد من خبرتك ومعرفتك ، وأن تكون على دراية بنقاط ضعفها ، وتنقي نفسك. بمجرد النظر في هذه التفاصيل ، ستساعدك في بناء جدول عمل لمهارات إدارة الوقت الجيدة وإنتاجية أفضل.
- مندوب. لن ينهار العالم إذا لم تقم بكل الأعمال بمفردك.
- تعرف على كيفية قول لا وإنشاء خوارزمية اختيار العميل. اعمل على المشاريع التي تهمك وقم بالتبديل بين المشاريع قصيرة المدى وطويلة الأجل.
- لا تخف من رفع أسعار خدماتك إذا كان الأمر يستحق ذلك.
إدارة الوقت ليست جدولًا زمنيًا للعمليات أو الرياضيات ، بل هي الإبداع والوعي اللذين يغيران حياتك للأفضل.
المتخصص الذي يفي بالمواعيد النهائية هو أحد الأصول القيمة. يقوم المستهلكون بتضمين هؤلاء الأشخاص في قوائمهم المفضلة ويوصونهم بكل سرور لأصدقائهم.
لذلك ، فإن مهاراته الممتازة في إدارة الوقت تسمح له أن يكون في ارتفاع الطلب وأن يكون أكثر تكلفة في السوق. أكثر من ذلك ، تحصل على حياة أكثر إشراقًا وموردًا للوقت والجهد للانتقال بها إلى المستوى التالي.