المكاتب الساخنة هي عملية إخراج العمال من المكتب التقليدي. بدلاً من وضع الجدران التي تجبر العمال على التنقل في أنحاء المكتب وتصبح غير منتجة ، تتيح المكاتب المشتركة التعاون من خلال إنشاء مساحات لمجموعات صغيرة. عند دمجها مع مكونات التكنولوجيا الحديثة ، يمكن أن تكون هناك تحسينات كبيرة في إجمالي إنتاجية الموظفين.
إنه مفيد جدًا للفرق المتنقلة جدًا ونادراً ما تحتاج إلى التواجد في المكتب. إنه أيضًا حل جيد للفرق التي تجلب العاملين عن بُعد من وقت لآخر بحيث يكون الجميع في نفس الصفحة.
للمكاتب الساخنة مزايا وعيوب معينة يجب أخذها في الاعتبار قبل المراهنة على هذا النوع من تصميم مساحة العمل.
قائمة مزايا المنضدة الساخنة
1. إنها طريقة ميسورة التكلفة لتصميم مكتب.
عندما يتم تنفيذ المساحة المفتوحة لتخطيط سطح المكتب المشترك بشكل صحيح ، فإنها ستستخدم مساحة إجمالية أقل من تخطيط المكتب النموذجي. قد تجد الفرق الكبيرة أنها تستطيع خفض تكاليف تشغيل مكاتبها بنسبة 30٪ باستخدام سطح المكتب المشترك مع توفير 15-25٪ من المساحة التي يحتاجونها.
2. إنشاء تخطيط مفتوح.
تنشئ المكاتب الساخنة تصميمًا مفتوحًا يسهل تعاونًا أكبر داخل بيئة الفريق. يمكن أن يكون التصميم مفتوحًا تمامًا ، مما يسمح بالاتصال الكامل بين زملاء العمل في جميع الأوقات. يمكن أن يتضمن أيضًا فصلًا طفيفًا ، مما يمنح العمال بعض الخصوصية والمساحة الشخصية مع تشجيع الأشخاص على العمل معًا دون الحاجة إلى الانتقال تمامًا إلى موقع جديد.
3. يبقي العمال عن بعد على اتصال مع المعدات.
يجب أن يتمكن العمال عن بعد من الوصول إلى مساحة مكتبية أينما كانوا في المكتب. ومع ذلك ، إذا لم يكن هؤلاء العمال في المكتب ، فإنها تصبح فرصة مثالية لمشاركة المكاتب. يمكن أن تصبح هذه المناطق غرفة اجتماعات أخرى أو مكانًا لجلسة إبداع غير رسمية أو حتى تخزين مؤقت. ستجد أنه عند توفر هذه المساحات ، يصبح الجو للفريق بأكمله أكثر استرخاءً.
4. تعزيز الثقافة الاجتماعية.
نشأ العديد من العمال في بيئة بقيت فيها مسؤوليات الوظيفة في العمل وابتعدت المسؤوليات الشخصية عن العمل. يمكن أن يؤدي وجود ثقافة اجتماعية في مكان العمل في بعض الأحيان إلى عدم كفاءة الإنتاجية. يمكن أن يقلل أيضًا من مقدار الضغط الشخصي الذي يمكن أن يحدث على بعض أجهزة الكمبيوتر. سيؤدي تعيين المقاعد الفردية أيضًا إلى اتخاذ معظم العمال نهجًا قائمًا على الصومعة ، مما قد يقلل من الأداء. المكتب المشترك يجعل المكتب يبدو وكأنه أداة اتصال أكثر من كونه ملكية.
5. تنظيم المكتب.
عندما تظل مساحة العمل منظمة ، يصبح الأشخاص أكثر إنتاجية. في إعداد المكتب التقليدي ، قد تكون بعض المكاتب منظمة تمامًا والبعض الآخر يتم التخلص منه تمامًا. يمكن أن تؤثر الجمالية المرئية على إنتاجية الفريق. باستخدام أجهزة سطح المكتب المشتركة ، يكون من الأسهل تنفيذ سياسات التنظيف لأن المساحة مفتوحة للغاية. هذا يقلل من كمية الفوضى الموجودة ، مما يسمح في النهاية لفرقك وعملائك المستقبليين بالحصول على الانطباع الأول الصحيح.
6. تفريق التسلسل الهرمي للمكتب.
في المكتب التقليدي ، هناك تسلسل هرمي معين يجعل العمال يتجنبون أصحاب الأقدمية أو الألقاب المهمة. حتى في حالة وجود “سياسة الباب المفتوح” ، نادرًا ما يتم استخدامها لأن الأبواب ليست دائمًا مفتوحة بالفعل. مع سطح المكتب المشترك ، يتم كسر الهيكل التقليدي. تم تضمين المرونة في مساحة العمل لأنها تشجع الفرق على الالتقاء ، بغض النظر عن المسمى الوظيفي أو الحالة أو الموهبة.
7. إنها مرنة بما يكفي لتلبية احتياجاتك.
يمكنك أن تقرر أن يكون لديك سطح مكتب مشترك لفريقك بأكمله. يمكنك أيضًا اختيار أن يكون لديك سطح مكتب مشترك لوظائف مهمة محددة. لا يتعين عليك المشاركة بشكل كامل للاستفادة من المزايا المتوفرة مع خيار التصميم هذا.
قائمة عيوب المنضدة الساخنة
1. قد تتطلب استراتيجيات جديدة لتكنولوجيا المعلومات.
تعتمد العديد من الفرق على الموقع من منظور تكنولوجيا المعلومات. هذا يعني أنه يجب على العامل تسجيل الدخول إلى جهاز كمبيوتر معين للوصول إلى وظيفته. باستخدام أجهزة سطح المكتب المشتركة ، تتمثل الإستراتيجية الأفضل في السماح للعاملين بتسجيل الدخول إلى أي سطح مكتب متاح. لتجنب فوضى اصطدام العمال بأماكنهم المفضلة ، من المفيد أن يكون لديك نظام يسمح للعمال بحجز مكتبهم المفضل قبل الوصول إلى العمل لهذا اليوم.
2. قد يتسبب ذلك في فقدان بعض الموظفين لمساحتهم الشخصية.
على الرغم من أن العمل معًا يشجع على زيادة الإنتاجية لدى معظم الأشخاص ، فقد يصبح بعض أعضاء الفريق أقل إنتاجية. يحتاج بعض الأشخاص إلى بعض الخصوصية أو المساحة الشخصية للتركيز على ما يحتاجون إلى القيام به. تتيح لك القدرة على تحديد هؤلاء العمال أثناء عملية الانتقال إلى المكاتب الساخنة البحث عن بدائل لهؤلاء الموظفين المتميزين ، مثل العمل عن بُعد أو العمل عن بُعد أو منحهم مساحة خاصة بهم في مكان ما خارج تدفق البيئة.
3. يمكن أن يسبب اضطرابات في القيادة.
لأكثر من جيل ، كان الهدف الوظيفي للعديد من العمال هو الوصول إلى مكتب الزاوية مع نافذة. يمكن أن يؤدي تعطيل التسلسل الهرمي للمكتب إلى استياء الموظفين الذين شعروا أنهم على وشك الوصول إلى هدفهم. يؤدي استخدام أجهزة سطح المكتب المشتركة إلى وضع شخص لديه 20 عامًا من الخبرة بجانب شخص بدأ للتو ويعامله على قدم المساواة. لن يستمتع الجميع بهذا النوع من الخبرة ، على جانبي المعادلة.
4. قد تتطلب زيادة موارد تكنولوجيا المعلومات.
تتطلب المكاتب الساخنة تقنيات حديثة لتعمل بشكل صحيح. إذا كنت تعمل على ميزانية محدودة لتكنولوجيا المعلومات ، فمن المرجح أن يستغرق تنفيذ نهج سطح المكتب المشترك بعض الوقت. تحتاج إلى توصيل جميع العاملين لديك بأفضل موارد تكنولوجيا المعلومات الممكنة لتعزيز التعاون الشامل بشكل أفضل. إذا لم تكن في مكان يمكنك فيه القيام بذلك ، فقد يكون هذا خيارًا للتصميم سترغب في تأجيل تنفيذه حتى تتمكن من تحمل تكاليفه.
5. يمكنك تقييد وصول الموظف عند الحاجة إلى وسائل الراحة.
قبل تنفيذ أي نوع من خيارات مشاركة سطح المكتب ، من المهم أن يقوم فريق الموارد البشرية لديك بمراجعة التعديلات المطلوبة التي تم إجراؤها بالفعل. قد يكون لبعض الموظفين احتياجات محددة يجب تلبيتها كجزء من شروط توظيفهم. قد لا تتوافق أجهزة سطح المكتب المشتركة مع هذه الإعدادات. قد يخلق ذلك بعض المشكلات المحتملة لعملك ، حيث يجب معالجة مشكلات الصحة والسلامة لجميع العمال ، وليس فقط أولئك الذين لا يطلبون أماكن إقامة.
تتضمن إيجابيات وسلبيات أجهزة سطح المكتب المشتركة جمع الأشخاص معًا لجعلهم أكثر إنتاجية. سيكون هناك دائمًا قيم متطرفة لا تستفيد من هذا الهيكل. لديك خياران: ابحث عن طرق لتضمينهم ، أو ابحث عن طرق للسماح لهؤلاء الأشخاص بالرحيل. في نهاية اليوم ، تميل المكاتب المشتركة إلى توفير مزايا أكثر من السلبيات ، وهذا هو السبب في أنها أصبحت خيار تصميم شائعًا للشركات في جميع أنحاء العالم.