يجد العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة صعوبة في إدارة بريدهم الإلكتروني للنشاط التجاري. هناك العديد من الخيارات المتاحة اليوم ، وبعضها مختلف تمامًا لدرجة أن معرفة من أين نبدأ يمكن أن يمثل تحديًا هائلاً. يمكنك اختيار استخدام مزود بريد إلكتروني مجاني مثل Outlook أو Gmail ، أو الاشتراك في مزود بريد إلكتروني كخدمة بتكلفة شهرية منخفضة ، أو استضافة بريدك الإلكتروني إذا كنت ترغب في ذلك.
نهج الاستضافة الذاتية هو الطريقة التقليدية التي تستخدمها الشركات لإدارة اتصالاتهم المهنية. غالبًا ما يتم إحضار حزم الاستضافة من قبل شركات الإدارة العليا اليوم مثل GoDaddy. يمكنك أيضًا شرائها بشكل مستقل إذا كنت تعمل بالفعل مع مؤسسة استضافة الويب. تسمح لك هذه البنية بالوصول إلى عميلك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك من خلال أي نظام تستخدمه حاليًا.
يمنحك العديد من الموفرين أيضًا الفرصة لاستخدام الوصول المستند إلى الويب لاحتياجات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.
إذا كنت تتساءل عن كيفية بدء إدارة اتصالات شركتك بشكل أكثر فاعلية ، فإليك مزايا وعيوب استضافة بريدك الإلكتروني الذي يجب مراعاته.
قائمة مزايا استضافة البريد الإلكتروني الخاص بك
1. يوفر لك مستوى أعلى من الخصوصية.
عندما تقرر بدء استضافة بريدك الإلكتروني ، يمكنك الاستفادة من الخصوصية الإضافية التي تأتي مع استخدام خادم بريد تحت سيطرتك. لم تعد تعتمد على العمليات الأمنية لمقدمي الخدمات الخارجيين لأن كل شيء يظل تحت إشرافك. على الرغم من أنك قد تحتاج إلى تزويد مضيف الويب الخاص بك برسوم رمزية لتضمين هذه الخدمة مع وجودك عبر الإنترنت ، إلا أنها طريقة سهلة لإضافة طبقة أخرى من الحماية لعادات الاتصال الخاصة بك.
2. في بعض الأحيان يمكنك الحصول على هذا الخيار مجانًا.
يمنحك العديد من موفري خدمات استضافة الويب خيار استضافة البريد الإلكتروني الخاص بك مجانًا. يمكنك الوصول إلى هذا الخيار من خلال لوحة المعلومات أو لوحة المعلومات الخاصة بك بطريقة مشابهة لما يوفره البريد الإلكتروني كخدمة أو الخيار العام للمستخدم العادي. على الرغم من وجود بعض الجوانب الفنية لهذا الخيار التي قد تحتاج إلى تعلمها ، إلا أن العملية بسيطة نسبيًا. إذا كنت تعرف كيفية استخدام الكمبيوتر جيدًا ، فيمكنك معرفة كيفية استخدام هذا النظام لمتطلبات الاتصال الخاصة بك.
3. يسمح لك بإنشاء حسابات بريد إلكتروني بأي حجم تريده.
نظرًا لأنك الشخص الذي يقوم بإعداد وإدارة البريد الإلكتروني الخاص بك ، فإنك تتمتع بالمرونة والتحكم في تصميمه بالطريقة التي تناسب احتياجاتك على أفضل وجه. نظرًا لأنك لا تدفع مقابل التخزين باستخدام استضافة البريد الإلكتروني الداخلية ، يمكنك جعل الحسابات بأي حجم تريده لتلبية احتياجاتك. من الأسهل أيضًا إضافة حسابات جديدة إلى نظامك ، وإعداد مجالات متعددة ، وإنشاء هوية يربطها الأشخاص بعلامتك التجارية بدلاً من مزود جهة خارجية. إخبار الأشخاص بإرسال بريد إلكتروني إلى عنوان Hotmail الخاص بك (لا يزال لدى بعض الأشخاص ذلك!) لا ينقل نفس المستوى من الاحتراف مثل جعلهم يرسلون رسالة إلى مجالك المحدد.
4. هناك تسجيل دخول واحد فقط تحتاج إلى تذكره.
عندما تقرر استضافة البريد الإلكتروني الخاص بك ، هناك مجموعة واحدة فقط من بيانات الاعتماد التي تحتاج إلى تذكرها للوصول إلى هذه الخدمة. لا داعي للقلق بشأن منح الأشخاص الآخرين إمكانية الوصول لأنه يمكنك تعيين حسابات لهم يمكنهم تخصيصها. سيكون لديك لوحة تحكم واحدة لاستخدامها تتيح لك إدارة احتياجات الاتصال الداخلية والخارجية بكفاءة عالية. على الرغم من وجود تحديات يجب مواجهتها مع هذا الخيار ، إلا أن معظم الأشخاص يجدون أنه يجعل حياتهم أسهل بشكل عام ، خاصةً إذا كان بإمكانهم توجيهها إلى خدمة الوصول إلى الويب الحالية مثل Outlook.
5. يتطلب فريق دعم واحدًا فقط لأغراض استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
حتى إذا قررت الاستعانة بمصادر خارجية لاحتياجات استضافة البريد الإلكتروني لأنك لا تستطيع معرفة ذلك ، فإن الاستضافة الخاصة بك تتيح لك تقليل تعرضك لفريق واحد فقط. ستجد أن الوكالات التي يمكنها مساعدتك في إعداد هذه الخدمة يمكنها تحسين شبكتك الداخلية ، وتوفير موارد أخرى لتكنولوجيا المعلومات ، وتزويدك بمنفذ واحد للاتصال كلما كان لديك سؤال يتطلب إجابة.
6. هناك أوقات استجابة أسرع.
عندما تعمل مع فريقك الخاص ، فهذا يعني أن لديك القدرة على إجراء تحديثات أو تحسينات في أي وقت تريده. يمنحك هذا الهيكل الفرصة للاستفادة من التقنيات الجديدة متى كانت متاحة عند استضافة بريدك الإلكتروني. الشرط الوحيد للاستفادة من هذه الميزة هو توفر الموارد عندما يتعلق الأمر بالنشر.
7. إمكانيات التخصيص الخاصة بك لا حصر لها.
عندما يكون البريد الإلكتروني على الخادم الخاص بك ، يمكنك تكوين حدوده وقدراته بشكل لا نهائي تقريبًا. السماء هي حقًا الحد الأقصى لما يمكنك استضافته عندما تختار هذا الخيار على شيء مثل البريد الإلكتروني كخدمة. حتى أنه يمنحك الفرصة للاستفادة من أسعار المرافق حتى لا تتم محاسبتك على النطاق الترددي أو حركة المرور التي لا تستهلكها كل شهر. هناك أيضًا فرص للاختيار من بين خيارات التعافي من الكوارث المختلفة ، مما يوفر لك أيضًا تكاليف النسخ الاحتياطي على المدى الطويل.
8. يمنعك من فقدان استضافة الويب وخدمات البريد الإلكتروني في وقت واحد.
عندما تقرر استضافة بريدك الإلكتروني بنفسك ، فإنك تنشئ طبقة فاصلة بين موقع الويب الخاص بك واتصالات الشركة. إذا كانت خدمة البريد الإلكتروني الخاصة بك مرتبطة بخادم الويب الخاص بك وتعطلت لسبب ما ، فستفقد كليهما حتى يتم استعادة خدمتك. على الرغم من أن هذا قد لا يبدو كمسألة حرجة في البداية ، إلا أن IX Webhosting كان في يوم من الأيام فترة انقطاع ممتدة استمرت لأكثر من أسبوعين في عام 2012 لبعض المستهلكين. ماذا سيحدث لعملك إذا فقدت الوصول إلى بريدك الإلكتروني وموقعك الإلكتروني خلال تلك الفترة الزمنية؟
9. تخلص من الشركات الأخرى التي تحاول مسح بريدك الإلكتروني.
على الرغم من أنه قد يكون من الحكمة استخدام مزود بريد إلكتروني بدلاً من إعداد البيرة على خادم الويب ، إلا أنه لن يكون فريسة للمكائد (القانونية وغير القانونية) التي تحدث على مواقع مثل Gmail ، حيث قد يضطر المزود للتسليم رسائلك دون إخطارك بما يحدث. الخوادم الخاصة ليست عرضة لهذه المشكلة لأن المعلومات تحت سيطرتها. إذا كانت الحكومة تريد التحكم في اتصالاتك ، فعليها أن تراك مع أمر تفتيش أو أمر استدعاء.
قائمة عيوب استضافة البريد الإلكتروني الخاص بك
1. لا يوجد سوى عدد قليل من الخيارات المتاحة على شبكة الإنترنت.
إذا كنت ترغب في الوصول إلى بريدك الإلكتروني المستضاف ذاتيًا ، فلا يوجد سوى عدد قليل من الخيارات المتاحة التي ستوفر لك خدمة قائمة على الويب اليوم. هذا يعني أن خياراتك محدودة عند محاولة التواصل مع العملاء والموردين والموزعين. ستحتاج إلى الوصول المباشر إلى تواجدك عبر الإنترنت للحصول على العناصر الموجودة في صندوق الوارد الخاص بك ، وهو أمر غير ممكن في بعض الأحيان إذا كنت تعمل عن بُعد.
2. لا تقدم نفس المستوى من تصفية البريد العشوائي.
عندما تبدأ في التواصل مع أشخاص آخرين من خلال البريد الإلكتروني الخاص بالعمل ، ستجد أن معظم خيارات الاستضافة الذاتية لا تقدم نفس مستويات التحكم في البريد العشوائي والتصيد الاحتيالي التي ستكتشفها مع الأشكال الأخرى لهذه الخدمة. أي شيء يتم إرساله في طريقك يمكن أن ينتهي به الأمر في بريدك الوارد. مقدمو الخدمة الذين يقدمون هذا الخيار سوف يفرضون عليك رسومًا أكبر مقابل تضمينه في الهيكل الخاص بك. هذا هو السبب في أن العديد من الشركات تفضل استخدام خيار البريد الإلكتروني كخدمة بدلاً من استضافة خيارها الخاص.
3. هناك مجموعة واسعة من أرقام الموثوقية والجهوزية في الصناعة.
يمكن أن تكون الاختلافات بين وقت التوقف عن العمل والموثوقية كبيرة جدًا إذا كنت تفكر في استضافة بريدك الإلكتروني. هناك بعض مقدمي الخدمة أفضل بكثير من غيرهم في هذه الصناعة ، لكن القليل منهم فقط يمكنهم التنافس قليلاً مع خيارات البريد الإلكتروني كخدمة أو منتجات الاستخدام العام. قد تجد أن الوصول إلى بريدك الإلكتروني أو إرسال الرسائل يصبح تحديًا إذا كانت موثوقية هذا الخيار موضع شك. قد تكون قادرًا على التمتع بمزيد من الخصوصية لأن هذه الخدمة موجودة على خدمة البريد الخاصة بك ، ولكن يتم إبطال هذه الميزة إذا لم تتمكن من إرسال رسائل البريد الإلكتروني في المقام الأول.
4. قد يعرض تحديات الهجرة للنظر فيها.
إذا كنت تحاول ترحيل بريدك الإلكتروني عند تبديل خوادم الويب وكنت تستضيف خوادمك ، فقد يكون إكمال هذه المهمة تحديًا استثنائيًا. قد تجد أنه من الأسهل تنزيل سجل لرسائلك أو حفظها كنسخة ورقية بدلاً من نقل كل شيء. يمكن أن تمنحك هذه العملية بداية جديدة ، ولكن في بعض الأحيان لا يرغب صاحب العمل الصغير في الحصول عليها.
5. يتطلب منك معرفة الجانب التقني لإرسال بريد إلكتروني.
على الرغم من وجود العديد من الأشخاص على دراية بالعمليات التقنية التي تحدث عند إرسال بريد إلكتروني ، إلا أن الشخص العادي يميل إلى اتباع نهج التأشير والنقر. إذا قررت استخدام خدمة ذاتية الاستضافة ، فأنت بحاجة إلى معرفة ما يلزم لتهيئة النظام لتلبية احتياجاتك الخاصة. يمكن أن تستغرق هذه العملية وقتًا طويلاً حتى تكتمل مقارنة بمنتجات مثل Google Apps for Work التي تساعدك في إنشاء إطار عمل للبريد الإلكتروني كخدمة.
6. هناك حاجة متكررة لتحديث برنامج الأمان الخاص بك.
عندما تقرر بدء استضافة البريد الإلكتروني الخاص بك ، فمن مسؤوليتك الحفاظ على أمان النظام. لا يزال بإمكان المتسللين محاولة الوصول إلى النظام إذا قمت بتوصيله بالإنترنت لإرسال الرسائل. هذا يعني أن بعض الأموال التي يمكنك توفيرها عن طريق الاحتفاظ بالأشياء في المنزل تُستهلك بسبب الحاجة إلى تحديث البرنامج الذي يحميك. تتحمل أيضًا مسؤولية ضمان نسخ كل شيء احتياطيًا وتخزين بياناتك في مكان آمن.
إذا استخدمت بدلاً من ذلك موفرًا للبريد الإلكتروني الخاص بك ، فسيكون موفر الجهة الخارجية مسؤولاً عن جميع التحديثات لخدمتك. سوف يتعاملون مع الأمن نيابة عنك. ستتلقى أيضًا تحديثات البرامج تلقائيًا بدلاً من الاضطرار إلى تثبيتها في موقعك عند الإطلاق.
7. سيكون لديك تكاليف إضافية للتفكير في أن بعض الشركات تتجاهلها.
إذا قررت استضافة البريد الإلكتروني الخاص بك ، فحينئذٍ يتعين عليك مراعاة نفقات الخادم عند إدارة أداة الاتصالات هذه داخليًا. ستحتاج أيضًا إلى الاستثمار في الكهرباء ومتطلبات المرافق الأخرى التي قد تكون ضرورية للاستضافة الذاتية لرسائلك كمنظمة. هناك أوقات قد يكون من الضروري فيها إضافة عرض النطاق الترددي ، مما يعني أن تكلفة أخرى ستؤثر على ميزانيتك. ما لم تكن تخطط للقيام بكل العمل بمفردك ، فستحتاج إلى تعيين فريق متخصص من الخبراء أو الاستعانة بمصادر خارجية لهذه الخدمة لمزود حسن السمعة كطريقة لحماية سلامة نظامك. إذا حدث خطأ ما ، فإن فريقك هو المسؤول عن حل المشكلة.
8. قد تكون هناك مشاكل مع المسؤولية.
إذا كنت تستضيف بريدك الإلكتروني ، فأنت المسؤول النهائي عما يحدث لخادمك. يجد العديد من أصحاب الأعمال أنه من الأسهل بكثير فصل المورد عن فصل عمالهم. حتى إذا قمت بتعيين موفر خارجي ، فإن قرارك يعتمد على التجربة التي يتم إنتاجها. هذا يعني أنه في حالة حدوث مشكلة ، فقد تجد العديد من الأشخاص يرفعون أيديهم ليقولوا ، “هذا ليس خطأي!” هذا يترك لك مشكلة يجب حلها وربما لا توجد طريقة لحلها.
تحاول إيجابيات وسلبيات استضافة البريد الإلكتروني الخاص بك تحقيق التوازن بين الخصوصية وراحة العمل مع خادم البريد الخاص بك مع الخدمة التي يمكن أن توفر العديد من هذه الخدمات نيابة عنك. إذا كنت واثقًا من مهاراتك في الجانب التقني للأشياء ، فمن المنطقي تمامًا استخدام خطة الاستضافة الذاتية. عندما يكون تفضيلك هو تجربة بريد إلكتروني تعمل بالإشارة والنقر ، فقد يمنحك حل مختلف نتائج أفضل.